Portfolio company rapportage
Eigen portal voor deelnemingen · KPI's, jaarcijfers en ESG in één stroom
Elke deelneming krijgt een eigen omgeving in Caproom. Zij leveren hun financiële cijfers, KPI's, ESG-indicatoren en KYC-documentatie zelf aan; de beheerder reviewt en keurt goed. Dezelfde data voedt de waardering, de kwartaalrapportage aan investeerders en de SFDR-uitvraag, zonder dat iemand een spreadsheet overtypt.
Belangrijkste voordelen
Eigen portal per deelneming
De portfolio-onderneming logt zelf in, ziet alleen haar eigen gegevens en beheert haar eigen teamleden. Volledig afgeschermd van andere deelnemingen en van investeerders.
Gestructureerde rapportagerondes
Vaste rondes met een gedefinieerde set financiële velden en KPI's. Indienen, reviewen, terugsturen of goedkeuren, met versiehistorie per ronde.
ESG en PAI per deelneming
PAI-indicatoren worden op het niveau van de deelneming uitgevraagd en rollen automatisch op naar de SFDR-rapportage van het fonds.
KYC op deelnemingsniveau
UBO-uitvraag, sanctiescreening en beleggingsrestricties uit de term sheet en side letters worden getoetst voordat een investering wordt vastgelegd.
Hoe het werkt
Nodig de deelneming uit
Voeg de onderneming toe aan het fonds en nodig de financiële contactpersoon uit. Zij krijgen een eigen login, een eigen dashboard en niets daarbuiten.
Achtergrond & regelgevende context
Lees de volledige uitleg →
Waarom de e-mailketen niet meer werkt
Kwartaalcijfers komen binnen in twintig verschillende Excel-formats en moeten met de hand worden gelijkgetrokken voordat er iets aan investeerders kan worden gerapporteerd. Elke beheerder met tien of meer deelnemingen kent het patroon: twee weken achter de cijfers aan, twee weken normaliseren, en een waardering die te laat landt om nog bruikbaar te zijn voor het kwartaal dat zij beschrijft.
De regelgeving maakt dat niet eenvoudiger. SFDR en de PAI-indicatoren vragen om gestructureerde data per deelneming, niet om een PDF in een mailbox, en een e-mailketen kent geen audit trail: wie leverde welk cijfer aan, wanneer, en is het daarna nog gewijzigd? Voor een Artikel 8- of Artikel 9-fonds is dat geen ongemak maar een informatieprobleem.
De deelneming rapporteert rechtstreeks in het fonds
Caproom behandelt de deelneming als een volwaardige rol in het platform, niet als een e-mailadres. Zij heeft een eigen login, een eigen dashboard, eigen teambeheer en een strikt afgeschermde dataweergave. Zij ziet nooit een andere deelneming en nooit de investeerderskant van het fonds.
Rapporteren gebeurt in rondes. De beheerder bepaalt welke financiële velden, KPI's en ESG-indicatoren voor die deelneming in die periode worden uitgevraagd, zodat een seed-deelneming niet dezelfde diepgang hoeft te leveren als een late-stage deelneming. Inzendingen worden gereviewd, teruggestuurd of goedgekeurd, en goedgekeurde cijfers voeden de waardering, de investeerdersrapportage en de SFDR-uitvraag uit dezelfde brondata.
Compliance & bewijsvoering
Omdat PAI-indicatoren als gestructureerde velden binnenkomen en niet als bijlage, is de herkomst van elke indicator herleidbaar tot de deelneming en de ronde waarin die is aangeleverd. Dat is de onderbouwing die een Artikel 8- of Artikel 9-fonds nodig heeft bij toetsing van de periodieke informatieverschaffing, en dezelfde bewijsbasis wordt gebruikt voor beleggingsrestricties uit de term sheet en side letters.
Veelgestelde vragen
Krijgen portfolio-ondernemingen een eigen login?
Ja. Een deelneming is een eigen rol in Caproom met een eigen dashboard, eigen teambeheer en een strikt afgeschermde dataweergave. Zij zien uitsluitend hun eigen rapportages, uitvragen en documenten, nooit die van andere deelnemingen en nooit de investeerderskant van het fonds.
Welke data leveren deelnemingen aan?
Standaard: periodieke financiële cijfers (omzet, EBITDA, cash, schuld), de KPI-set die de beheerder per deelneming definieert, ESG- en PAI-indicatoren, en KYC-documentatie inclusief UBO-opgave. De uitvraag is per rapportageronde configureerbaar, zodat een seed-deelneming niet dezelfde diepgang hoeft aan te leveren als een late-stage deelneming.
Hoe verhoudt dit zich tot de SFDR-verplichtingen van het fonds?
PAI-indicatoren worden uitgevraagd op het niveau van de deelneming en rollen op naar de fondsrapportage. Omdat de data gestructureerd binnenkomt en niet als PDF, is de herkomst per indicator herleidbaar tot de deelneming en de ronde waarin die is aangeleverd, wat de onderbouwing is die een Artikel 8- of 9-fonds nodig heeft.
Wat als een deelneming te laat of onvolledig aanlevert?
Elke rapportageronde heeft een status en een deadline. Openstaande en onvolledige indieningen zijn zichtbaar in het beheerdersoverzicht, de deelneming ontvangt automatische herinneringen, en een ingediende rapportage kan met opmerkingen worden teruggestuurd voordat die wordt goedgekeurd. De volledige keten van indienen, reviewen en goedkeuren wordt gelogd.