Fonds-documentbeheer & virtuele dataroom
Veilige dataroom en documentbeheer voor private equity- en venture capital-fondsen
Fonds-documentbeheer software met ingebouwde virtuele dataroom voor private equity en venture capital. Versiebeheer, rol-gescoopte toegang, gewatermerkte distributie en Term Sheet-gedreven synchronisatie die LPA, side letters en inschrijvingspakketten automatisch op één lijn houdt.
Belangrijkste voordelen
Versiebeheer
Volg revisies met volledige audithistorie, vergelijk willekeurige versies en herstel op verzoek.
Toegangscontrole
Rolgebaseerde rechten zorgen dat investeerders alleen relevante documenten zien, per fonds, klasse of side letter.
Veilige Distributie
Publiceer naar specifieke investeerders of fondsbreed met leesregistratie en gewatermerkte PDF's.
Sync Center
De Living Term Sheet™ stroomt door elk document, wijzig één keer, refresh overal.
Hoe het werkt
Toegangscontrole
Configureer toegang per rol, fonds, investeerderstype of side letter-clausule, met expliciete lees-/download-/ondertekenrechten.
Achtergrond & regelgevende context
Lees de volledige uitleg →
Waarom fondsdocumenten altijd uit de pas lopen
Een doorsnee Nederlands closed-end fonds draait op tal van verschillende documenten: de LPA, de inschrijvingsovereenkomst, side letters, de AIFM-overeenkomst, de beleggingsadviesovereenkomst, het AML-beleid, de SFDR pre-contractuele disclosure, de periodieke rapportages. Zodra u één clausule met een LP heroverhandelt, moet de variant doorklinken in diens side letter, en gechecked tegen de LPA, the MFN-matrix en alle eerdere side letters.
Word-redlines en een gedeelde schijf kunnen dat niet afdwingen. De fondsadvocaat wordt de menselijke single source of truth, en dat werkt totdat de advocaat op vakantie is of een back-office-collega een inschrijvingspakket uit de verkeerde template genereert. Zo eindigen fondsen met inconsistente documenten, het kleine soort fout dat drie jaar later een duur soort geschil wordt.
Documenten als afgeleide van de Term Sheet
Side letters werken hetzelfde. De MFN-matrix scant alle ondertekende side letters van het fonds en markeert clausules die een most-favoured-nation-verplichting jegens andere LP's triggeren, automatisch, bij elk nieuw concept. Wijzigingen die reeds gedistribueerde documenten raken, verschijnen in het Sync Center: u ziet exact welke alinea's in welke documenten nu verouderd zijn, en update met één klik. Concepten zijn in het platform zelf bewerkbaar en ondersteunen live bewerking door meerdere personen.
Distributie is permissioned op document- en clausuleniveau. Investeerders zien alleen wat hun rol en aandelenklasse toestaat. Elke weergave en download wordt gelogd; PDF's gepubliceerd naar het portaal worden per ontvanger gewatermerkt zodat een gelekte vertrouwelijke side letter te herleiden is naar de bron.
Compliance & bewijslast
De documentworkflow ondersteunt de bewijs- en bewaarvereisten die op een Nederlandse fondsbeheerder van toepassing zijn, van AIFMD en Wwft tot de AVG en eIDAS voor eSignature. Gewatermerkte distributie ondersteunt de vertrouwelijkheidsverplichtingen uit standaard Nederlandse fondsdocumentatie.
Veelgestelde vragen
Worden documenten opnieuw gegenereerd als het term sheet wijzigt?
Alleen de geraakte clausules. Caproom werkt met verankerde clausuleposities, zodat een wijziging chirurgisch wordt doorgevoerd en handmatige redlines behouden blijven.
Kan ik in het platform zelf redigeren?
Ja. Documenten worden in de browser bewerkt met volledige opmaakcontrole, versiehistorie en een sync center dat laat zien welke voorstellen nog openstaan of zijn afgewezen.
Hoe worden side letters verwerkt?
Side letters worden als afwijkingen op de fondsvoorwaarden vastgelegd, met MFN-tracking, zodat de afwijkende economics automatisch doorwerken in de vergoedings- en watervalberekening voor die investeerder.
Waar worden documenten opgeslagen?
In Europese opslag met toegangsrechten per rol, downloadlogging en watermerken voor gevoelige stukken in de data room.